Podstawowym aktem prawnym określającym tryb przyjmowania i załatwiania spraw przez organy administracji publicznej jest ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.

Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji do momentu uznania jej za archiwalną, określa Instrukcja Kancelaryjna, Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt oraz Instrukcjaw sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego.

Korespondencja wpływająca do Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Sztumie jest ewidencjonowania przez Sekretariat w wersji papierowej, a następnie pisma zostają przekazane do Dyrektora, który dekretuje je – wskazując na pracownika odpowiedzialnego za merytoryczne załatwienie sprawy.

W sprawach należących do właściwości działania Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie można zwracać się drogą listową, pocztą elektroniczną, a także osobiście
w godzinach od 7.30 do 15.30 w dni powszednie.

Pod pojęciem „sposobu przyjmowania spraw” należy rozumieć metodę uzyskiwania i odpowiedniego rejestrowania przez podmiot administrujący wniosków (bez względu na formę ich przekazu), mających na celu wszczęcie postępowania lub mogących być wykorzystane w ramach danego postępowania.

Natomiast pod określeniem „sposobu załatwiania spraw” należy rozumieć tok czynności mających na celu rozpatrzenie i rozstrzygnięcie danej sprawy. Zgodnie
z artykułem 35 ustawy z 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki.